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正確的工作方法才是高效率的工作

來源:     點擊:87     添加時間:2018-05-18


人在職場,每天像個陀螺般忙得轉個不停,大家抱怨著工作苦,工作累,工作辛苦沒得睡。但是仔細思量,如此這般,到底是工作量太大?老板太苛刻?還是自己效率低,工作方法有問題?


也許大多數情況下是因為我們沒有學會如何聰明地做事,掌握對的工作方法,才讓自己每天累得半死。


小編為大家分享15種可以優化工作流程和提高效率的方法,幫助你更高效輕松地完成工作。



一、做日/周工作計劃并經常回顧



不管你習慣用PPT,Excel或是其他辦公軟件,一定得給自己制定個日/周工作計劃,包括上周工作進展和本周工作計劃。


針對每一項工作或任務,都要詳細標注開始和截止時間,交付物是什么,需要對接的有哪些部門和同事,有什么樣的KPI等等。


這樣方便自己定期回顧任務的狀態,是待開始,進行中,延誤還是取消,有利于自己針對不同情況采取下一步措施。



二、會議前的高效準備



參加會議時,我經常看到一些人匆忙坐下,一臉茫然地看著主持人,被問到項目進展,支支吾吾,一看就是沒有什么準備。


為了避免這種尷尬局面,需要提前做這些準備:


提前看看會議日程,和自己相關的部分主要涉及什么話題;

是否需要對上次未完成事項進行更新;

是否需要提前搜集和準備數據,資料及文件;

是否需要提前聽取有關部門意見等等。



三、學會判斷任務優先級



每天手頭的工作很多,既有正在進行中的,也有被領導和同事臨時甩過來的,如果不分輕重緩急,就會感覺毫無頭緒,倍感焦慮。


因此需要學會根據這樣兩個維度判斷任務的先后順序。即:


重要性(重要vs不重要 )

緊迫性(緊急vs不緊急)


根據這兩個維度可以劃分出4個象限,將待辦事項依次放入4個象限,就可以清晰判斷出,緊急而重要的事情一定是最有優先級,需要馬上處理的。



四、多種溝通渠道并用



微信、QQ、郵件儼然已經成為企業內部交流和溝通的基本和重要工具。發送文件,會議通知,討論問題,匯報工作無一例外都是通過郵件、QQ或微信完成。


但如果此時你完全依賴郵件一個溝通渠道,會發現有時真的會壞事,尤其重要或緊急的工作。


因為郵件不是即時通訊系統,人們不是隨時在線或者隨時可以回應的,比如會議中或外出時間,就無法做到隨時回復。


所以如遇緊急重大問題或通知,一定記得打電話反復確認,確保萬無一失。



五、未完成事項提醒



有的人非常喜歡將“告示貼”(或叫“口水貼”)貼在工位擱板上,上面寫滿了待辦事項或需要特別提醒或關注的事項。這的確是個很好的辦法。


小小一塊貼紙,記錄了事項的重點,比如時間,電話,找誰。醒目地提醒和督促你這件事情還沒完成,需要趕緊搞定,因為你肯定接受不了一張貼紙在那里好幾天都巋然不動。


一旦完成,你就可以放心大膽地撕下去。然后將新的待辦重要事項貼上去,頗有成就感。



六、先梳理一天工作內容



為了避免自己一天忙得昏天黑地,在早上剛到辦公室,頭腦清醒的時候,將自己的日歷(或者電子日歷)打開,看看今天的主要工作內容有哪些,然后根據優先級分配自己的工作時間和精力。


這樣就可以讓自己做到心中有數,不僅不會遺漏重要工作,還會容易把控節奏,自信滿滿迎接新一天。



七、番茄工作法



就是選擇一個待完成的任務,將番茄時間設為25分鐘,專注工作,中途不允許做任何與該任務無關的事,直到番茄時鐘響起,然后在紙上畫一個X短暫休息一下(5分鐘就行),每4個番茄時段多休息一會兒。


這樣我們就會比較容易專注在工作本身,而不容易走神或下意識地刷手機。因為人的注意力一旦被打斷,重新開始回到之前的狀態需要花費更長的時間。



八、將本周或下周待開會議提前發出邀請



很多人習慣臨時抱佛腳,突然發出邀請召集同事開會,這么做通常效果很差,因為沒有提前預約,同事要么在出差,要么這個時間段已經被占用。


因此,如果不是特別緊急的會議,最好提前一周就發出會議邀請,提前將被邀請人的時間固定,也方便他人在空閑時間段安排其他工作。


另外發完會議邀請也不是萬事大吉,你需要在會議提前1-2天發個郵件(QQ或短信)提醒,以確保大家準時出席會議而沒有遺忘或發生時間沖突。



九、提高打字速度



這點特別容易被忽視。我們有時寫報告感覺花費時間太多,可能就是因為打字速度太慢。


學會盲打而不是邊看鍵盤邊找字母,不論拼音還是五筆輸入法,都會大大提高文字輸入效率,幫你節省不少時間。


如必要可以專門花一段時間練習如何提高速度,這真是一勞永逸的事,值得投入時間練習。



十、整潔有序的辦公桌



將自己的辦公桌收拾得整潔有序,可以幫我們很快找到需要的資料或文件,而不是在用到的時候毫無頭緒,翻來翻去。


除此以外,在一個雜亂不堪的環境下工作,人的心情也會不自覺變得焦躁不安,哪還能談得上效率和質量。



十一、充分利用午餐時間進行社交



現代人時間寶貴,不愿過多占用私人時間,比如晚上或周末社交。那么充分利用工作午餐時間和同事聯絡感情就變得重要而便捷了。


盡量多和兄弟部門以及跨部門同事一起用餐,可以聊些輕松話題,順便談下項目進展,彼此如何更好地配合,就顯得順理成章。


經常一個人午餐或者只和要好的幾個同事午餐,只是單純完成了吃飯這個任務,而沒有賦予任何社交意義,實屬可惜。



十二、善于“偷師”學藝



公司不等于學校,沒有人像老師那樣有義務教你如何工作,如何更好地工作。


這時我們就需要有一雙善于發現的眼睛和機靈的頭腦,看到別人受到認可和表揚,就要仔細揣摩和觀察,看看人家到底哪里做得好,怎么做得好的。


有心人可以將對方報告或文件好好拆解,學習人家如何設計框架,提煉要點,組織素材和推導結論的。



十三、集中時間回復郵件



如果隨時在線回復每一封郵件,就會將自己的注意力切割,無法集中做好一件事。不是所有郵件都需要你秒回,如果真的非常緊急,相信對方一定會打電話或者直接找你。


因此可以隔一段時間集中處理和回復郵件,這樣不僅效率高,還避免了不斷被新進來的郵件打斷手頭的工作。



十四、多跟領導溝通,確認需求



在公司中我們的的匯報對象是直線經理,我們的工作是否得到認可主要取決于領導。


因此我們需要聽清楚領導布置的任務,ta的要求和期望是什么,需要什么時間完成等等,只有確認好領導的需求,我們的工作才有方向,才能有的放矢。


在最終完成任務時才不會發生南轅北轍,吃力不討好的情形。



十五、多對同事表達謝意



雖然很多時候,同事幫你完成的某項工作是ta份內之事,但是一定記得及時表達感謝,不論通過郵件還是當面致謝,最好當著其領導的面表達謝意。


這樣不僅可以讓對方感覺你人很客氣,nice,以后更愿意幫你,另一方面在領導面前提出表揚,進一步加深了你和同事的感情聯絡,有利于未來的工作開展。


這些工作方法都是在實踐中提煉總結出來的,超級高效實用,如果你還沒有掌握或者運用,那么不如先從其中幾項容易的開始著手應用。


蕭伯納曾經說過:


世界上只有兩種物質:高效率和低效率;

世界上只有兩種人:高效率的人和低效率的人。


讓我們努力成為高效率的人吧。


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